第一章总则

第一条 为了加强学院会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》（财会字［1998］32号）及其他相关规定，结合学院实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学院及学院所属各单位。

第三条 学院会计档案归口档案室和计财处共同管理。档案室负责对会计档案工作的指导、监督、检查，以及移交档案室的会计档案的存放、查阅和保管期满会计档案的销毁等工作。计财处负责会计档案的立卷、归档、保管（移交档案室前）、查阅、协助销毁等项工作。

第四条 学院计财处内部须指定专人负责会计档案的日常管理，学院附属独立核算单位及其他单位，要明确会计档案管理的负责人。

第五条 学院计财处要明确会计档案管理岗位的职责，建立健全会计档案的内部控制制度。

第六条 学院档案室和计财处要加强对会计档案管理工作的领导，定期对全院会计档案管理工作进行指导、检查和监督，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第七条 学院各单位负责人要重视会计档案管理工作，要保证会计档案管理必要的经费和设施（包括必要的存放地点、存放设施、档案管理消耗材料等）。

第二章会计档案的内容

第八条 学院的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映学院经济业务的重要史料和证据。会计档案分为四类：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。

第九条 会计凭证包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。

• 原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账薄的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括从外单位取得的原始凭证和自制原始凭证两种。
• 记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账薄的凭证。学院根据会计核算的一般要求和实际情况设置统一、通用的记账凭证。
• 其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。

第十条 会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍。它是编制会计报表的重要依据。会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。

第十一条 财务报告指用来反映会计实体的财务状况和事业发展成果（经营成果）的总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况说明书等。

第十二条 其他类会计档案包括银行存款余额调节表，银行对账单，财务会计软件使用说明，会计科目和项目编码及使用说明，会计电算化处理授权登记或使用权限备案表，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料，包括：

• 学生花名册；
• 工资薪金发放清册；
• 住房公积金备查簿；
• 其他会计核算资料。

第十三条 学院各级财务部门采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，具备保存条件的，应同时将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。

第十四条 以下与财务会计核算相关的文件材料，应当执行文书档案管理规定，不作为会计档案管理：

• 学院年度财务预算；
• 学院财务预算执行及考核情况；
• 学院对外投资的文件及相关投资证明；
• 学院年度收入分配的相关文件及资料；
• 学院基本建设和维修工程的施工合同；
• 各类审计决定、报告及意见；
• 公、检、法、税务下达的与经费有关的文书；
• 国家及学院各项财务规章制度。

第三章日常管理

第十五条 学院计财处负责全院会计档案的日常管理和对全院各单位会计档案管理的指导及监督。具体包括会计档案的搜集、整理、分类、装订、立卷、保管、交接、查阅利用、期满销毁等工作。

第一节立卷和归档

第十六条 学院会计档案的封面及装订材料由计财处和档案室统一制作，计财处和档案室应统一和规范会计档案的装订、立卷要求。

第十七条 学院计财处和其他财务部门的财会人员是会计档案的立卷人，应对本单位会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。计财处负责人和其他财务部门的主管会计对本单位的会计档案工作负责。

第十八条 计财处和其他财务部门应及时对形成的会计档案进行整理、装订、立卷和归档。

1. 学院计财处要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范； 对各类会计凭证应每月进行整理和装订。

2．各级财务部门应根据会计凭证的数量定期（最长不得超过一个月）及时进行整理和装订，防止凭证散乱和遗失。作为档案的会计凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、稽核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章。

3．会计账簿上应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期，并加盖单位公章和分管财务的负责人（会计主管人员）的签章。

4．采用电算化处理自动生成的账簿，应按年度打印出纸质会计档案，也应载明账簿名称及所属年度、管理人员，并加盖单位公章、单位负责人或会计主管人员的签章。且注明账簿页码。对各类财务报告，应分别财务报告的性质按照月、季、年度保存。

5．作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

第二节档案的保管

第十九条 为方便会计档案的查阅和利用，学院计财处形成的近三年的财务报告、会计账簿以及其他会计档案由财务处保管。对超过上述年限，但尚不够销毁年限的各类会计档案，应及时移交学院档案室保管。

第二十条 计财处当年形成的会计档案（会计凭证除外），应在会计年度终了后30日内，移交给计财处会计档案责任人。

第二十一条 附属单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由各单位保管，以便各单位利用和查阅。

第二十二条 计财处形成的会计档案，由专人保管；附属其他单位的会计档案，由该单位会计主管保管，出纳人员不得兼管会计档案。

第二十三条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为2年、5年、15年、25年四类。会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管，原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

第二十四条 学院以下会计档案应永久保存：

1.学院及各单位的年度财务报告；

2.学院对外投资的凭证；

3.会计档案保管清册；

4.会计档案销毁清册。

第二十五条 对学院及学院所属各单位的年度财务报告（年度决算及文字说明）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等永久性保管的会计档案，财务部门在装订立卷时应在其封面上标明“永久保存”字样，单独保存。

第二十六条 学院计财处、档案室和其他会计档案保管单位，应提供合适的会计档案保管条件，做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折。

第三节移交和移动

第二十七条 学院各单位及财会人员之间交接会计档案，交接双方应当办理会计档案交接手续。 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。 计财处和档案室之间移交会计档案由计财处和档案室指派人员办理；其他单位和档案室之间移交会计档案由双方单位的经办人员办理，移交工作接受档案馆和计财处指派人员以及移交单位负责人的监督；学院各单位之间因故移交会计档案由双方单位的具体经办人员办理，移交工作接受计财处指派人员和交接双方单位的负责人的监督。 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第二十八条 院内单位之间发生变故所涉及的会计档案，应及时移交档案馆统一管理。

第二十九条 已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案室的会计档案，确需拆封重新整理的，报计财处批准后，由计财处派人监督办理；已移交给学院档案室保管的会计档案，原则上应保持原卷宗的封装，个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同计财处、审计处和经办人员共同拆封整理。

第四节查阅和利用

第三十条 学院计财处、档案室以及其他院内单位应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度，既要方便查阅会计档案，又要保证会计档案的安全。

第三十一条 学院计财处、档案室应设立会计档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。外单位人员查阅会计档案，必须经学院财务负责人批准，并在办理查阅、复制登记手续后，由本单位会计档案管理人员办理查阅、复制，不得直接将会计档案交由外单位人员单独办理查阅、复制。

第三十二条 学院各级财务部门保存的会计档案原则上不得外借。如有特殊需要，已移交档案室的，经财务负责人、档案室负责人批准，尚未移交档案室的，经本单位财务部门负责人批准后，方可办理借阅登记手续，并要限期归还。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第五节期满销毁

第三十三条 学院计财处、档案室应定期对会计档案进行清理和鉴定，至少每年应清理一次。对保管期满并经过鉴定，已无保存价值的会计档案应当按照规定程序及时销毁。

第三十四条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第三十五条 保管期满的会计档案，除本办法第三十四条规定的情形外，可按下列程序销毁：

• 由学院档案室会同计财处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；
• 由档案室和计财处负责人、主管财务和档案的副院长分别在销毁清册上签署意见；
• 销毁会计档案时，应当由档案室、计财处和审计部门共同监销；
• 监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况分别报告学院分管财务和档案工作的院领导。

第四章责任

第三十六条 学院计财处、档案室应当建立健全各级会计档案管理责任制，明确各单位负责人、兼职会计档案管理人员对会计档案的管理责任。

第三十七条 会计档案的立卷人要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。

第三十八条 会计档案保管人要妥善保管好会计档案，要做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折，对由于以上原因而造成会计档案毁损的，要追究保管人员的责任。

第三十九条 各会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。损坏、丢失会计档案的要追究相关人员的责任。

第四十条 对擅自涂改、拆封、抽换会计档案的单位和个人，要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。

第四十一条 对故意销毁会计档案的单位和相关责任人，提交纪检监察部门处理，构成犯罪的，移交司法机关处理。

第五章附则

第四十二条本办法由计财处负责解释和修订。

第四十三条本办法自颁布之日起执行。

                                                               2006年8月16日