为了保证学院财务处（以下简称计财处）工作有序地进行，根据《会计法》和财政部《会计电算化工作规范》等规定，结合学院计财处的职能任务，特制定本管理制度：
一、会计电算化岗位责任制：
（一）会计电算化系统人员的岗位划分和各岗位的工作任务
计财处的全部会计人员，必须能够操作会计软件，能够胜任本职工作，并具有《会计证》和《会计电算化知识培训合格证》。
计财处会计电算化工作岗位划分为：会计电算化主管、会计电算化操作员、审核记帐员、系统管理员、会计档案管理员、电算审查员。
1、会计电算化主管。组织协调本部门硬件日常维护、软件运行工作，协调各类人员之间的工作关系，对在岗人员的工作进行监督、检查并提出质量考评意见，组织各岗位会计人员进行会计电算化知识培训和日常业务学习，协调各部门共同搞好会计电算化工作。
本岗位要求应同时具备会计和计算机知识，此岗位可由会计主管兼任。
2、会计电算化操作员。保质保量地做好原始凭证的审查和汇集工作，按会计核算要求，进行编制记帐凭证、会计帐簿、报表，并负责会计数据的正确性校验，发现计算机内的故障应及时报告系统管理员，同时，做好会计数据备份。完成上级交办的其它任务。
3、审核记帐员。负责对输入计算机的会计数据、记帐凭证和原始凭证等进行审核，对不符合财务会计制度和有磁规定的凭证以及填制的不符合要求的凭证、金额错误的的凭证、会计科目和分录错误的凭证，要求操作人员查明原因，并进行修改；对正确的会计凭证，操作会计软件进行审核，并登记计算机内会计帐簿，对打印输出会计帐薄，会计报表进行确认：在甩帐并行期间负责审查机内证、帐、表与手工证、帐、表的一致性。
此岗位不得由出纳人员兼任，也不得审核自己输入的凭证。
4、系统管理员。负责会计电算化系统运行环境的建立，组织协调本单位软件工作的运行情况，确保本单位所有计算机（网络）软、硬件正常运行，对系统的使用、开发和应用提了意见和建议。积极配合会计电算化主管的工作，及时发现计算机系统故障并及时解决，及时纠正数据差错；负责系统的安全保卫工作，负责会计数据和程序的正确性和适应性的维护：发现不可处理的错误时，应及时与会计软年开发单位的技术人员联系，及时解决发生的错误；负责网络（服务器）日常运行工作和硬件的日常维护工作。
此岗位不得兼管出纳工作。
5、会计档案管理员。负责管理存档的会计系统的数据、软盘、程序软盘，打印的会计帐表、凭证和各种资料的保管工作，做好会计软件，数据及资料的安全保密工作。
6、电算审查员。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。
（二）会计电算化系统各类人员岗位责任制
1、会计电算化主管责任制
（1）组织协调好本部门硬件、软件的运行工作；
（2）组织协调本部门各岗位之间的工作关系；
（3）对本部门的工作人员工作进行监督、检查并提出质量考评意见和任免的建议，并报上级主管领导审定。
（4）监督会计电算化系统的运行，保证系统合法、安全、保密、可靠和可审计。
（5）检查计算机输出证、帐、表数据的正确性和及时性。
（6）协调好本部门同其它部门及外部相关单位的工作。
（7）对上级领导负责，对本单位、（经济组织）财务运行实施财政、财经法纪监督，并对学院内部部门的资金运转进行会计监督。
（8）不断完善管理制度，制定岗位责任与经济责任考核制度。
（9）负责拟定和实施计财处电算化工作规划。
（10）对计财处的运行情况、内部单位财力状况定期报上级主管领导审定，并对重大问题提出初步解决办法。
2、会计电算化操作员岗位责任制
（1）负责所分管财会业务的原始凭证的审查和汇集工作，按会计核算工作的要求和会计电算化系统的要求进行凭证的预处理工作，编制记帐凭证。
（2）严格按照系统操作说明进行会计软件的操作。负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据。数据输入完毕先进行自查核对工作，核对无误后交审核员复核。
（3）进行所管业务的会计数据处理工作，打印输出有关记帐凭证、会计帐薄、报表。
（4）当天的日记帐数据，做到当天登录；登录后即打印出资金日报表，做到当日帐当日清。
（5）月末打印系统所有明细帐、总分类帐、会计报表和自动转帐凭证。按照财务制度进行月结预处理。
（6）每天操作完毕，应同系统管理员一起及时做好备份，保证备份文件的全面性、可恢复使用性。
（7）注意安全保守各自的操作口令，不得随意泄露，备份数据应妥善保管。
（8）系统操作过程中发现故障，应及时向系统管理员报告，并做好故障记录和上机记录等。
3、审核记帐员责任制
（1）负责对输入计算机的会计数据进行审核，确保机制凭证与原始单据相符合，对不符合财务会计制度和有关规定的凭证以及不正确的输出帐表数据不予签章确认。
（2）负责操作会计软件登记机内帐簿。对不符合财务会计制度和有关规定的不真实、不合法的凭证退还各有关人员更正、补齐；对填制的不符合要求、不完整、不规范的凭证，包括金额错误的凭证、会计科目和分录错误的凭证，要求操作员修改。
（3）对计算机打印需要做为档案管理的会计报表、会计帐簿进行确认。
4、系统管理员责任制
（1）负责会计电算化环境的建立，组织协调单位软件工作的运行情况，负责电算化系统软、硬件的安装和调试、使用的技术支持工作。
（2）负责对电算化系统进行定期检查和系统维护、保养。日常主要管理服务器和主工作站。
（3）负责发现和解决计算机系统故障，并应及时给予解决使其尽快投入使用。
（4）在会计电算化系统发生不可处理的错误或问题时，应尽快与会计软件销售或开发单位的技术人员联系，及时解决。
（5）检查会计数据的预处理工作，确保操作人员输入的各类数据符合会计软件系统的要求。
（6负责本系统计算机内会计数据的安全性、正确性、及时性和保密性的检查。
（7）按规定的程序负责对会计数据以及程序实施完整性、适应性和正确性维护。
（8）对本系统有关资源（包括硬件设备，软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新提出报告。
（9）做好本系统操作运行情况的总结工作，并提出改进电算化系统管理、操作、维护的需求报告，提出对会计软件系统的改进意见。
（10）在财务网络运行情况下，按照财务规章制度进行系统管理员级操作，慎重对各功能模块的初始化、月末结帐（结转）进行处理。
（11）掌握各工作站操作密码和操作权限，根据情况经常更换。对这些密码和自己的密码严加保密。
（12）负责定期对财会系统和财务数据进行备份，并保证其全面性和可恢复性。
（13）定期使用杀毒软件，使电算系统能防范、清除病毒，确保其可靠运行。每日小备份，每周大备份。
本岗位一般应具有《会计电算化中级合格证》。
5、会计档案员岗位责任制
（1）按照有关规定，管理存档的会计系统的数据软盘（磁带）、程序软盘，各类帐表、凭证、资料的备份；负责装订和保管打印输出的经会计审核员确认的会计报表、帐薄、凭证和各种资料。
（2）对会计档案编号分类，分别管理保存。以利于查找，并注意防水、防火、防磁、防尘、防盗。
（3）按规定期限，向有关人员催收备份数据和存档数据。
（4）做好各类会计数据、资料的凭证、帐薄、报表的安全保密工作，不得擅自拷贝和出借。
6、电算审查员岗位责任制
（1）负责监督计算机的运行日志。确保机内证、帐、表符合会计法规和会计制度的要求。
（2）监督检查会计电算化操作员定期更换操作密码。
（3）定期检查会计电算化系统内会计数据的安全性、正确性和保密性。
（4）负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。
（5）对各岗位执行财经法纪和本中心各项相关制度进行稽核和检查，保证会计数据的真实性、合法性。
二、会计电算化系统操作管理制度
（一）系统使用管理
1、在会计电算化系统投入运行前，由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限，经会计主管审核批准后，在系统内授予其使用权。运行中需要增减使用人员和变更权限，按同样手续办理。
2、计财处会计电算化实行专人专机，专网专用，谢绝无关人员使用计算机做其它工作。
3、由专人保管和设立“计算机使用登记薄”，反映计算机运行及使用情况。反映计算机运行及使用情况，包括记录故障出现时间、症状表象、排除办法、产生原因、日后注意事项等。
4、任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。
5、出纳人员不允许进行系统性的操作，系统管理员不得兼任出纳工作。
6、操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，负责会计数据的输入、计算、记帐和打印有关证帐表。
7、存档数据、软盘、帐表和文档资料等会计资料，由系统管理员按规定指派专人统一复制、核对，经电算审查员核准后交会计档案管理员保管。
8、系统管理员必须做好日常检查监督工作，发现不规范使用应及时制止，并采取措施避免同样情况再次发生。
（二）上机操作规程
1、操作人员必须是合法的、有权使用会计系统的人员，培训合格并经系统管理员正式认可后，才能上机操作。
2、操作人员的密码应注意保密，不得随意泄露操作人员的密码，每个月要变更一次。
3、操作人员必须严格按分配的操作权限操作会计软件，不得越权或以其它操作人员的名称操作计算机。
4、操作人员必须严格按照原始凭证的数据编制凭证并输入计算机。
5、审核人员应及时检查操作人员输入计算机的凭证数据与原始凭证数据的一致性、合法性，如果发现已输入计算机的凭证有错误，在记帐前发现的，可要求凭证制作人员进行修改；在记帐后发现的，要求制证人员另作凭证，任何人不能随意修改帐目。
6、每天上机完毕后，都要做好数据的备份，以防止意外事故。
7、在系统运行过程中，操作人员如要离开工作现场，必须在离开前退出系统，做到人走机关，以防止其他人员越权操作，并按规定进行正常的上网和退网操作。
8、任何人如有伪造、非法涂改变更会计资料，故意毁坏命令程序、数据文件、帐册、软盘等行为，依照《会计法》等将给予行政处分，情节严重要追究法律责任。
（三）帐务处理程序
1、帐务系统初始化。在初次建立会计电算化系统时，需要进行系统初始化工作，在会计主管授权下进行设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。
2、帐务系统更改。系统正常运行期间，任何对帐务系统的修改变动，必须得到会计主管的批准。
3、凭证处理。记帐凭证要严格按照国家财会制度规定编制，对不真实、不合理的原始数据和凭证不予受理，对记载不确切、不完整的原始数据和凭证应予以退还，并要求更改和补充。为适应会计电算化系统的正常运行，编制记帐凭证还必须做到：在记帐凭证编制前，要认真审核原始凭证的合法性、正确性、输入计算机及打印出的记帐凭证必须做到科目正确、数字、汉字、金额准确无误。打印出的记帐凭证必须加盖制单人、审核人及计财处负责人章，连同所附原始凭证装订成册妥善保管。记帐凭证编号必须连续。当进入凭证处理状态时，要保证录入合法凭证并打印退出，不允许产生只占用凭证号而无内容的凭证。
4、记帐凭证的审核与记帐
（1）记帐凭证必须经凭证审核员严格审核后，确认正确、合法、没有空白凭证后方可进行记帐处理。
（2）操作员每输入一张凭证，打印输出前要检查有无错误，即方向、金额、科目和摘要中汉字是否正确。
（3）输入计算机的凭证、单据应由制单人、审核员、计财处负责人签字后方为有效凭证。
（4）已输入的凭证应在输入操作完毕审核员签章且已结清月度（年度）帐务后，装订成册，交会计档案资料保管员存档。
（5）同一张凭证的制单、复核不能是同一个人。
5、帐表的打印和结帐：
（1）现金、银行存款日记帐要每天打印，并应与出纳库存现金核对无误。
（2）银行余额调节表每月打印一次。
（3）科目汇总表、总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。
（4）在结帐前按有关规定做好当月各类帐务数据和报表的备份工作并存档。
（5）月底，以上工作正确完成后，由系统管理员进行结帐，系统自动生成下月期初余额。
（6）每年年未必须将全部帐簿打印输出，装订成册，作为会计档案保存。
6、会计报表
（1）系统管理员、操作员应对报表的数据来源，运算公式等进行合理的、正确的初始化操作。
（2）结帐后由系统自动生成并打印各种正式的会计报表，并经有关财务负责人审核无误后签字盖章方可生效。
（3）会计报表、计算表、分析表可按各核算子系统及管理要求和时间打印输出。
（4）上报会计主管部门的会计报表的要求和格式，必须符合会计主管部门的统一规定。
（5）以软盘上报会计报表的软盘中存放的数据和书面报表的数据必须一致，书面报表必须由机器打印并按规定由有关人员签字盖章。
三、会计电算化系统计算机硬件和软件管理制度
（一）计算机软硬件管理制度
1、财务用计算机应做到专机专用，不能用于其他任何工作。
2、除被允许操作财务软件的人员和系统管理员外，其他人未经允许不得使用财务专用计算机。
3、计财处的计算机必须使用不间断电源，应在确保电压稳定可靠的情况下使用，以避免意外停电造成会计数据丢失。
4、禁止在财务专用计算机上使用外来软盘、玩游戏，以防造成计算机病毒感染。
5、不得随意删除计算机硬盘中的系统软件和会计软件的文件。
6、经常备份和查杀病毒。
7、在学院局域网形成后，对非计财处的微机开放财务数据查询的范围、内容和级次由系统管理员、会计负责人和主管领导决定；对计财处的会计数据查询时必须注意防范病毒，维护财务数据的安全、完整。
（二）计算机软硬件维护制度
1、定时检查计算机软件和硬件系统，并做好检查记录，以保证系统的正常运行，对易损、易耗件经常更换。各岗位负责保管所经管微机系统的完整，其硬件维护、保养由系统管理员负责。
2、在设备更新、扩充、修复后，由系统人员实施安装和调试，直至运行正常。
3、系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作。
4、系统中的会计数据需要每天进行备份。
5、在系统运行过程中，计算机软硬件发生故障和出现异常时，应及时进行故障分析，并做好检查维修记录，排除故障并恢复系统正常运行。
6、计算机硬件发生故障时，如自身不能维修的情况下，应及时与销售计算机的单位取得联系。
7、财务软件不能正常运行，如自身无法处理，应及时与财务处软件开发单位取得联系以便及时解决问题。
8、在财务人员移交工作时，除移交相关会计资料外，由监交人监察移交能正常使用的操作密码，并由接交人更改为自己的操作密码。
9、会计电算化的运行要保持一个良好的环境。硬件设备应远离液体和小型金属器物。关机并冷却后加盖防尘罩。
10、对正在使用的会计核算软件进行修改、升级和计算机硬件及设备进行更换时，报学院主管领导审批。在软件修改、升版和硬件更换过程中要保证会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。
四、电算化系统会计档案资料管理制度
实现会计电算化后，会计档案资料包括贮存在磁介质（软盘、硬盘、存有会计数据的计算机系统等）上的会计数据和书面形式的会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算资料。
（一）会计资料的管理与保密
计算机的会计数据及其备份和作为会计档案资料打印出来的各种凭证、帐册、报表，应按有关财会制度使用、保管。
1、现金记帐凭证及现金日记帐的输出及保管。现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页，审核后交现金出纳员核对现金库存，相符后出纳员及会计主管负责人在帐页上签字盖章，按月编码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记帐按顺序装订成册，加盖封印，妥为保管。
2、银行记帐凭证及银行日记帐的输出与保管。财务人员必须及时把经审核无误的银行记帐凭证当日输入计算机并打印银行日记帐，以保证银行出纳当日业务当日清，每日的银行日记帐经银行出纳员审核无误后，银行出纳和主管会计签字盖章，分月编页装订成册加盖封印，年终将各月银行日记帐按顺序装订成册，并加盖封印妥为保管。
3、转帐凭证的输入、输出与保管。
根据制度要求，有关人员应及时将审核无误的原始凭证、记帐凭证录入计算机并打印输出。月底待结帐后装订成册，妥为保管。
4、科目余额表和会计帐薄打印时间：
（1）现金、银行日记帐每天打印。
（2）银行金额调节表每月打印一次。
（3）总分类帐、明细分类帐每月打印一次。
（4）科目汇总表每月打印若干次，并同凭证一起装订。
（5）会计报表、核算分配计算表、分析表，接管理要求和时间打印输出，经有关人员审核无误后签字生效。
5、其他
由计算机打印输出的会计资料发生缺损时，应该补充打印，并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章，并经财务主管签字（盖章）认可。
（二）数据备份管理
1、必须经常进行备份工作，以避免意外和人为错误造成数据的丢失，发生会计数据丢失时，必须及时用备份数据进行恢复。
2、每日对计算机内的会计资料在计算机的硬盘内进行备份。
3、平时工作中，使用三套软盘循环，隔日进行软盘备份。平时进度性备份资料由系统管理员管理。
4、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月凭证、各种帐薄文件、报表文件及其核算子系统的数据文件。
5、机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案员分别放置在不同地方要妥为保管。
（三）会计档案管理
1、打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。
2、为保证软盘备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，注明备份的内容及所属时间，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防磁、防火、防尘、防潮的场所。
3、打印出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。
4、随机配置的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。
5、各类会计档案的出借、查阅，必须经会计主管审批同意并签章。
6、采用磁性介质保存会计档案，应定期进行检查和复制。
7、通用会计、软件定点开发会计软件，通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期为截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。
8、必须加强会计档案的保管工作，任何人如有未经批准拷贝会计数据并带出或出借、伪造、非法涂改、变更、故意毁坏数据文件、帐册、备份磁盘和装有会计数据的计算机系统等行为，将受到行政处分，情节严重者，将依法追究其法律责任。
2001年9月1日